3 mai 2016 - Source : Ex Æquo

L’ASBL Ex Æquo recherche un nouveau coordinateur/coordinatrice.

Missions et tâches

1. Coordination de programme et suivi des projets
– Suivre les objectifs des différents axes de travail d’Ex Æquo en encadrant l’équipe. Ces axes sont les suivants: o Actions de terrain à Bruxelles et en Wallonie, o Projet TEST OUT,o Projet TTBM et guide transo Centrale d’achat, o Plaidoyer.
– Coordonner et assurer la rédaction du programme d’action, des dossiers de subvention spécifique et des rapports narratifs et financiers correspondant à destination des pouvoirs subsidiant et autres bailleurs de fonds.
– Maintenir une proximité avec le terrain en participant occasionnellement aux actions de terrain et dépistage.

2. Coordination d’équipe et gestion des ressources humaines
– Appuyer et coacher l’agent de terrain par rapport au recrutement, à l’accueil, au suivi et à la coordination de la formation des volontaires.
– Coordonner l’action de l’équipe en préservant l’autonomie de celle-ci, superviser la qualité de leur travail, assurer un appui aux projets.
– Accompagner l’équipe dans la mise en place d’indicateurs d’évaluation des activités et du programme afin d’adapter la stratégie générale de l’association en fonction des besoins, des constats issus du terrain ou des évolutions du secteur de la prévention.
– Accompagner les membres de l’équipe dans leur projet professionnel. Analyser les besoins et définir un programme de formation pour/avec les travailleurs. Entretiens de fonctionnement sur base régulière. Entretiens d’évaluation annuels avec le CA.
– Planifier, préparer et animer les réunions d’équipe, avec rédaction de PV et suivi des actions.
– Suivre les prestations mensuelles (salariés et bénévoles), préparer les horaires et le planning des congés en concertation avec l’équipe. Assurer un lien avec le secrétariat social (ex. communication des prestations) en partenariat avec l’administrateur délégué.
– Superviser les approvisionnements (fournitures courantes).
– Assurer le lien entre le CA et l’équipe
o Rapporter le travail de terrain, en concertation avec l’équipe (rédaction d’un rapport mensuel de suivi) ;
o Transmettre les décisions du CA à l’équipe (via le PV du CA)
o Organiser des réunions de réflexion et de planification
o Participer aux réunions de bureau et, en fonction des besoins, aux réunions mensuelles du CA.
o Participer aux réunions des différents groupes de travail.
– Archiver l’ensemble des documents du programme d’action, de toute autre réunion importante (réunions hebdomadaires d’équipe, conseils d’administration, assemblée générale, …).

3. Coordination financière et demandes de subsides
– En collaboration avec le comptable externe et l’administrateur désigné comme Trésorier, assurer le suivi de la prévision budgétaire annuelle en mettant régulièrement à jour le plan de trésorerie et en faisant l’état des lieux des dépenses et du budget trimestriellement.
– Réaliser l’encodage des factures comptables et de leur attribution aux pouvoirs subsidiants.
– Préparer et rédiger, en collaboration étroite avec le comptable externe et le trésorier, l’ensemble des rapports financiers (bilan, dossiers justificatifs) pour les bailleurs et les comptes annuels.
– Coordonner les demandes de subsides pour 2016 et 2017. Assurer la rédaction des dossiers de demande et des rapports correspondant pour l’obtention de subsides et sponsorings.
– Assurer que les ordres de missions et notes de frais de l’équipe sont rédigés dans les temps et soumis au bureau exécutif pour validation avant dépense.
– Informer le trésorier des besoins de trésorerie et du suivi des dépenses.
– Assurer l’archivage des documents comptables.
– Recherche active de financements pour d’autres nouveaux projets (plaidoyer, nouveaux outils de préventions, projets de lutte contre la sérophobie et l’homophobie, projets de santé sexuelle spécifique aux sous-groupes du public cible HSH …)

4. Représentation de l’association sous mandat du CA
– Se tenir au courant des évolutions clés des politiques et stratégies en matière de (promotion de la) santé, prévention des VIH/IST et réduction des risques, en participant activement aux différentes plates-formes et lieux de représentation où Ex Æquo est investi durant cette période charnière et très importante de la VI ème réforme de l’État.
– Assurer / maintenir les contacts avec les bailleurs / cabinets politiques par des visites régulières. En informer le CA.
– Coordonner le travail de réseau et le développement des partenariats, notamment avec AIDES ; avec la Plateforme Prévention Sida, l’Observatoire du Sida et des Sexualités et SidAIDS Migrant ; avec l’ensemble des acteurs VIH/SIDA locaux wallons ainsi qu’avec les nombreux acteurs de la santé et de la communauté LGBTQI en Belgique.
– Elaborer un plaidoyer politique en concertation avec l’équipe de salariés, les volontaires et le CA.
– Rédiger des communiqués à destination de la presse ou du milieu associatif en concertation avec le CA et l’équipe (salariés et volontaires): le coordinateur est le porte-parole de l’association vers le milieu politique et les médias.
– Appuyer le chargé de projet dans la mise en place des campagnes d’information et l’élaboration des outils de communication externes, en veillant à la tonalité, l’identité visuelle, au respect de la charte graphique définie au sein de l’asbl, choix des supports et des agences (si besoin via des appel d’offres)
– Assurer la tenue et l’actualisation des outils de communication (site web, Facebook, autres).

Conditions d’emploi
CDD à temps plein ou 80% jusqu’au 31 décembre 2016 avec possibilité de reconduction en fonction des résultats et des subsides.
Poste basé à Bruxelles avec déplacements fréquents en Wallonie. Profil recherché
Master, ou Bachelier avec expérience dans une fonction équivalente
Titulaire du permis de conduire modèle B
Expérience en gestion de projet (et budgétisation)
Expérience en gestion d’équipe
Expérience en recherche de financement
Connaissances du milieu institutionnel Belge
Connaissances des questions liées aux orientations sexuelles, à la santé, au VIH et autres ISTs
La connaissance d’une seconde langue (néerlandais/anglais) Excellentes capacités d’expression écrite et orale
Capacités d’organisation et de planification
Diplomatie, autonomie et esprit d’initiative orientée solutions

Intéressé par cette fonction ?

Envoyez votre candidature (lettre de motivation + C.V.) avant le 20 mai 2016 à l’attention de pierre.mayeur@exaequo.be